Etiske regler for leverandører

Weilbach forventer, at alle vores leverandører overholder disse Etiske regler for leverandører.

Dette betyder etablering af systemer til at håndtere negativ indflydelse på menneskerettighederne, herunder arbejdstagerrettigheder samt miljø- og antikorruptionsmæssige principper, og til at skabe klare mål for opfyldelse af forventningerne, der er fastsat i disse vedtægter. Undladelse kan påvirke leverandørens fremtidige muligheder for at lave forretninger med Weilbach.

Weilbach er bevidst om, at etablering af de forventede processer, der har til formål at håndtere negativ indflydelse, kræver tid og ressourcer, og vi er ved at etablere lignende processer for vores aktiviteter. Det er således vores hensigt, at gennemførelsen af de skitserede forventninger kan finde sted i et samarbejde, hvor vi deler viden og erfaringer.

Tilsvarende er Weilbach bevidst om, at Weilbach kan forårsage eller bidrage til negativ indflydelse på menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder samt miljø- og antikorruptionsmæssige principper hos leverandører, fx via indkøbspraksis.

Derfor vil Weilbach rutinemæssigt vurdere enhver negativ indflydelse, virksomheden kan forårsage eller være en del af gennem dens køb, medvirken eller anden logistikkæde-praksis Dette omfatter også at sikre, at de følgende indkøbsprocedurer ikke har en negativ indflydelse på leverandørens evne til at opfylde kravene i disse Etiske regler for leverandører: Produktionstid, ordrebeholdning versus produktionskapacitet, produktudviklingsproces, prissætning, udsving i ordrestørrelse og konsistens i ordrer.

Betingelserne for disse Etiske regler for leverandører gælder for primære leverandører, moderselskaber, datterselskaber eller affilierede enheder samt alle andre, som de handler med, herunder også underleverandører og andre tredjeparter. Det skal være leverandørens ansvar at sikre, at dennes forretningsforbindelser har passende processer til at håndtere deres negative indflydelse på menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder samt miljø- og antikorruptionsmæssige principper.

Weilbach forventer, at alle leverandører til enhver tid er i stand til skriftligt at oplyse, hvor langt de er nået i implementeringen af de forventninger, der er angivet i disse Etiske regler for leverandører. Leverandører forventes til enhver tid at være villige til at samarbejde ved at svare på spørgsmål, lave selv-evalueringer og - hvis det vurderes nødvendigt - at samarbejde med Weilbach i at forbedre systemer, der kan håndtere negativ indflydelse på menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder samt miljø- og antikorruptionsmæssige principper.

Overholdelse af Lovgivningen

Bestemmelserne som fastsat i disse Etiske regler for leverandører oplyser, hvad der som minimum forventes af leverandørerne. Disse mindsteforventninger er baseret på de generelle principper i FN Global Compact, som er sat i drift med FN‹s retningslinjer for menneskerettigheder og erhvervsliv, som giver reference til den internationale menneskerettighedskonvention, Den Internationale Arbejdsorganisations erklæring om grundlæggende principper og rettigheder på arbejdspladsen ( ILOD), Rio-erklæringen om miljø og udvikling, de Forenede Nationers konvention mod korruption, og andre relevante internationale principper.

Ud over dette forventer Weilbach, at deres leverandører overholder alle gældende love, regler og forordninger, der hvor de opererer. Hvis nationale bestemmelser yder bedre eller ringere beskyttelse af menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder samt miljø- og antikorruptionsmæssige principper i forhold til minimumsstandarderne oplyst i disse vedtægter, skal leverandøren leve op til den højeste af disse standarder.

Hvis der er en konflikt mellem national lovgivning og de minimumsstandarder, der refereres til i disse Etiske regler for leverandører, skal leverandører indberette dette til Weilbach og søge – i det omfang det er muligt - at overholde de internationale principper og standarder, der henvises til i disse Etiske regler for leverandører, samtidig med at de nationale regler overholdes.

Proces krav

Målet med dette afsnit er at give leverandørerne med retningslinjer for, hvordan de kan etablere processer, som kan håndtere negativ indflydelse på menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder samt miljø- og antikorruptionsmæssige principper, og herved opfylde forventningerne i henhold til disse vedtægter.

Weilbach forventer, at alle leverandører udvikler og gennemfører følgende:

Politisk erklæring,
Due diligence og
udbedring.

1. Politisk Erklæring
Weilbach forventer, at leverandørerne vedtager en politisk erklæring, som forpligter dem til at efterleve de internationale principper, som disse Etiske regler for leverandører er baseret på. Denne politiske erklæring skal:

Skal godkendes af øverste ledelse i virksomheden.
Tage hensyn til relevant intern eller ekstern ekspertise vedr. negative indflydelse på menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder samt miljø- og antikorruptionsmæssige principper.
Præcisere forventningerne til håndtering af negativ indflydelse på menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder samt miljø- og antikorruptionsmæssige principper over for personale, forretningspartnere og andre parter, der er direkte knyttet til leverandørernes aktiviteter, produkter eller tjenester.
Være offentligt tilgængelig og formidlet både internt og eksternt.
Afspejles i andre operationelle politikker og procedurer, der er nødvendige for at integrere den politiske erklæring i hele virksomheden.

2. Due Diligence
Weilbach forventer at leverandørerne etablerer en proces med løbende due diligence i forhold til leverandørens negative indflydelse på menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder samt miljø- og antikorruptionsmæssige principper. Due diligence-processen skal dække potentiel og aktuel negativ indflydelse, som leverandøren kan være årsag til eller bidrage til via sine egne aktiviteter såvel som negativ indflydelse, som leverandøren kan være direkte forbundet med via sine forretningsforbindelsers forskellige aktiviteter. Due diligence-processen skal som minimum indeholde følgende elementer for at håndtere potentiel og faktisk negativ indflydelse:

Identifikation: Først og fremmest skal der regelmæssigt foretages en vurdering af potentiel og faktisk negativ indflydelse på menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder samt miljø- og antikorruptionsmæssige principper.

Forebyggelse og afhjælpning: Hvis der konstateres potentiel eller faktisk negativ indflydelse, skal leverandørerne effektivt integrere resultaterne af deres konsekvensanalyse med relevante interne funktioner og processer. Dette skal gøres for at sikre, at sådan negativ indflydelse forhindres eller der tages passende forholdsregler for råde bod på det.

Regnskab: Processen med at håndtere den negative indflydelse skal følges tæt. Leverandører forventes at stå til regnskab for, hvordan de håndterer deres potentielle og faktiske negativ indflydelse ved at kommunikere deres konklusioner og handlinger til Weilbach.

3. Udbedring
Weilbach anerkender muligheden for faktisk negativ indflydelse, selvom der eksisterer de bedste politikker og processer.

Hvis en leverandør opdager eller underrettes om, at den forårsager eller medvirker til en faktiske negativ indflydelse på menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder samt miljø- og antikorruptionsmæssige principper, skal leverandøren enten give mulighed for, at de påvirkede afhjælpes, eller informere de rette myndigheder. Hvis leverandøren ikke har forårsaget eller medvirket til sådan negativ indflydelse, men er direkte knyttet til det, fordi det foregår i leverandørens værdikæde eller i andre forbindelser, forpligter leverandøren sig til at bruge sin indflydelse på at få den skyldige eller medvirkende virksomhed til at hindre eller afbøde gentagelse og muliggøre adgang til effektive retsmidler for de berørte eller sikre, at de rette myndigheder informeres.

Ifølge internationale principper har virksomheder et eksplicit ansvar for at hjælpe ofrene for faktiske negative påvirkninger, som virksomhederne har forårsaget eller bidraget til, i forhold til menneskerettighederne. Hvis der identificeres sådanne faktiske negative påvirkninger i forhold til menneskerettighederne, forventer Weilbach, at leverandørerne sørger for hjælp eller bidrager til deres hjælp gennem legitime processer. For at det skal være muligt at håndtere og udbedre negativ indflydelse på menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder samt miljø- og antikorruptionsmæssige principper så tidligt som muligt, kan leverandører på operationelt eller sektorniveau etablere eller deltage i effektive klagemekanismer, som er tilgængelige for andre virksomheder, individer og samfund, som kan være negativt påvirket eller på anden måde har oplevet negativ indflydelse. Leverandørens afhjælpningsproces bør have følgende kendetegn:

Legitim: Afhjælpningsprocessen bør være tillidsvækkende og kunne regnes for fair adfærd.

Tilgængelig: Afhjælpningsprocessen skal være kendt for alle tiltænkte målgrupper (f.eks. medarbejdere og lokalsamfundet) og yde passende bistand til dem, der kan opleve særlige hindringer for adgang til.

Forudsigelig: Afhjælpningsprocessen bør give en klar tidsramme, klarhed om procestyperne og tilgængelige resultater samt mulighederne for gennemførelse.

Ret og rimelig: Afhjælpningsprocessen bør sørge for rimelig adgang til informationskilder, rådgivning og ekspertise, der er nødvendige for at engagere sig i processen på fair, oplyste og respektfulde betingelser.

Transparent: Afhjælpningsprocessen bør holde parterne underrettet om udviklingen og give tilstrækkelige oplysninger om dens aktiviteter for at opbygge tillid til dens effektivitet og imødekomme de offentlige interesser, der er på spil.

Rettigheds-kompatible: Afhjælpningsprocessen bør sikre, at resultater og løsninger er i overensstemmelse med internationalt anerkendte menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder samt miljø- og antikorruptionsmæssige principper.

En kilde til fortsat læring: Afhjælpningsprocessen skal trække på relevante midler for at finde lektioner, der kan forbedre mekanismen og forhindre fremtidig negativ indflydelse.

Baseret på engagement og dialog: Afhjælpningsprocessen bør konsultere de personer, som den er tiltænkt, vedrørende dens sammensætning og udførelse, og fokusere på dialog som middel til at håndtere og løse negativ indflydelse.

Principper og Standarder

Leverandørernes politikerklæring, due diligence og udbedringsprocesser bør overholde internationalt vedtagne principper i forhold til menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder samt miljø- og antikorruptionsmæssige principper.

De principper og standarder, som Weilbach forventer, at alle leverandører følger i håndteringen af negativ indflydelse, er beskrevet i de tre underafsnit herunder.

Menneskerettigheder

Menneskerettigheder, herunder arbejdsrettigheder: Leverandører forventes at håndtere negativ indflydelse på internationalt anerkendte menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder som oplyst i Den internationale menneskerettighedserklæring (IBHR) og Den internationale arbejdsorganisations erklæring om fundamentale principper og rettigheder på arbejdet (ILOD). En liste over menneskerettighederne, herunder arbejdstagerrettighederne kan findes i nedenstående tabel.

Håndtere potentielle og faktiske negative indvirkninger på:

Ret til selvbestemmelse (indfødtes rettigheder)
Ret til ikke-forskelsbehandling
Retten til at arbejde (uddannelse, kontrakt og opsigelse)
Ret til at have retfærdige og gunstige arbejdsvilkår (herunder lige løn for lige arbejde, en løn til at leve af (mindsteløn), sikre og sunde arbejdsvilkår, lige muligheder for alle for at blive forfremmet, og pauser, fritid og betalte feriedage)
Ret til danne og deltage i fagforeninger og retten til at strejke
Ret til social sikkerhed, herunder social forsikring
Ret til familieliv (herunder beskyttelse af mødre før og efter fødsler og børns og unges beskyttelse mod udnyttelse (ingen børnearbejde)
Ret til passende levestandard (herunder tilstrækkelig mad og retfærdig fordeling af denne, passende tøj, passende bolig, og vand og sanitet)
Ret til sundhed
Ret til uddannelse
Ret til at deltage i kulturliv, til at nyde godt af videnskabens fremskridt, materielt udbytte af opfindelser og forfatteres moralske rettigheder (beskyttelse af ophavsret)
Ret til liv
Ret til ikke at blive udsat for tortur, grusom, umenneskelig og/eller nedværdigende behandling eller straf (herunder frit, forudgående og oplyst samtykke til medicinske eller videnskabelige eksperimenter)
Ret til ikke at blive udsat for tvangsarbejde, slaveri eller tvunget arbejde
Ret til frihed og personlig sikkerhed
Ret for tilbageholdte personer til menneskelig behandling
Ret til ikke at blive udsat for fængsel for manglende evne til at overholde en kontrakt
Ret til fri bevægelighed
Ret for udlændinge til retssikkerhed, når de står til udvisning (asylansøgere)
Ret til en retfærdig rettergang
Ret til at være fri for strafferet med tilbagevirkende kraft
Ret til anerkendelse som et retssubjekt
Retten til privatlivets fred
Ret til frihed for tanker, samvittighed og religion
Ret til menings- og ytringsfrihed (herunder informationsfriheden)
Ret til frihed fra krigspropaganda, og frihed fra tilskyndelse til racemæssigt, religiøst eller nationalt had
Ret til frie fredelige forsamlinger
Ret til foreningsfrihed
Ret til beskyttelse af familien og retten til at gifte sig
Ret til beskyttelse af børn og ret til statsborgerskab
Ret til at deltage i offentlige anliggender
Ret til lighed for loven, lige beskyttelse af loven og ret til ikke-forskelsbehandling
Mindretalsrettigheder (kultur, religiøs praksis og sprog)

Miljømæssige Principper

Leverandører skal etablere processer, der dækker alle væsentlige konsekvenser for det ydre miljø og støtter principperne i Rio-erklæringen om miljø og udvikling. Leverandører skal anstrenge sig for at minimere deres indvirkning på det eksterne miljø og forventes at fastholde bevidstheden om nuværende miljømæssige lovkrav, der er relevante for de miljømæssige konsekvenser af deres aktiviteter, produkter og tjenester. Overholdelse skal sikres gennem uddannelse, bevidsthed, driftsstyring og overvågning.

Derudover skal nødprocedurer til effektivt at forebygge og afhjælpe nødsituationer og industrielle ulykker, som kan have en negativ indflydelse på miljøet, etableres, følges og vedligeholdes.

De miljømæssige aspekter, der er anført i tabellen nedenfor, bør respekteres som et minimum.

Håndter potentiel og faktisk negativ indflydelse efter:

Udledning til luft
Udslip til vand
Udslip til land
Brug af råstoffer og naturlige ressourcer
Brug af energi
Udledt energi (fx varme, stråling, vibration, affald og biprodukter)
Fysiske attributter (f.eks. støj, lugt, størrelse, form, farve og udseende)

Anti-korruptionsmæssige principper

Leverandører bør etablere passende processer til at imødegå korrupt praksis. Disse processer bør støtte og være i overensstemmelse med de Forenede Nationers konvention mod korruption. De anti-korruptionsmæssige aspekter, der er anført i tabellen nedenfor, bør respekteres som et minimum.

Håndter potentiel og faktisk negativ indflydelse efter:

Dokumentation, registrering og tilgængeligholdelse af indtægts- og udgiftsdata for perioder fastsat ved lov, og hvis ikke dette er reguleret i loven, så i mindst tre år.
Ikke tillade bestikkelse af embedsmænd eller privat-til- privat korruption, herunder både 'aktiv' og 'passiv' korruption (også til tider benævnt 'afpresning' eller 'opfordring').
Ikke tillade betaling af bestikkelse eller handel med indflydelse i forhold til forretningspartnere, embedsmænd eller offentligt ansatte; herunder heller ikke ved hjælp af mellemmænd.
Ikke tillade brug af smøring, medmindre du er udsat for trusler eller anden tvang.
Ikke hyre offentligt ansatte til at udføre arbejde, som på nogen måde er i konflikt med medarbejderens tidligere officielle forpligtelser.
Ikke at tillade politiske bidrag, velgørende donationer og sponsorater med en forventning om urimelige fordele.
Ikke tilbyde eller acceptere overdrevne gaver, gæstfrihed, underholdning, kunderejser og udgifter (f.eks. over den samlede værdi af det der svarer til USD 200 pr. person/forhold inden for en tolv måneders periode, hvis ikke dette er godkendt af en overordnet og udtrykkeligt registreret i regnskabet med angivelse af modtager eller givers navn).
At afholde sig fra nepotisme og kammerateri.
Ikke tillade eller deltage i hvidvaskning af penge.